此文章由 風華國際顧問 發表於 2009年10月1日 上午 11:40

       許多開店業創業的人都會想用POS系統來管理一家店,似乎可以解決店裡的經營所有問題;也有些店老板把POS認為就是收銀機加上有進銷存的功能。

當然POS系統是一種電腦收銀機並具備進銷存功能,不過這是基本應該具備的功能,其實使用POS系統必須有著完整的戰略思考。

 

       筆者把POS系統的使用效益分成二大類:

  • 商店管理實務
  • 商店經營與戰略

 

POS系統與商店管理實務

一、收銀管理,交易精確迅速.客戶更信任

       曾在多年前一場演講,主題是關於POS的應用,我也談到這個觀點:「使用POS收銀可以使交易迅速精確」,結果其中一位老板就舉手說:「老師,我不認為比較快,我的店員,可以在客戶遠遠的從冰箱就知道多少錢,打到收銀機了!用了POS卻必須要刷條碼才會出現價格,哪有較迅速精準?」

 

       這個觀點初看似乎完全沒錯,用收銀機收銀員速度反而快,不過!我笑笑問:「這位收銀員要站櫃台多久時間才能夠看到客戶拿著所有商品遠遠即可以打入售價?」他回答:「大概要半年!」

 

       其實這個觀點似是而非,使用POS系統的第一個主要目的在於排除人為操控及人工記價可能發生的舞弊及錯誤,而完全由POS自動給價(Price Plug on)。

 

二、人員上線更快速

       正如第一點那個案例,使用POS系統除商品自動判讀給價以外,還能依會員身份或等級來判斷給價,甚至可以把一些店的管理及限制透過POS操作流程來管制,而非都是用口頭或紙張式的條文規定,導致收銀人員發生錯誤或以忘記當藉口所造成的不良後果,那到底是哪些商店管理及管制事項可以透過POS來管控,後面會介紹。

 

三、現金安全管控

       POS系統不只是收銀機而己,甚至可以做許多現金安全管控,例如,在我們WebPOS裡有設計一個叫「投庫管理」與「投庫提醒」,意思是POS系統會自動累計目前錢櫃裡的現金有多少錢,當櫃內現金累計金額大於某個金額就會提醒收銀人員,將大鈔拿去投庫保險箱投庫,這功能在降低錢櫃大鈔太多所可能面對的風險,類似的現金安全管制如:櫃外收入、櫃外支出、開櫃的使用控管、自我報帳等等設計都是。

 

四、防杜人員舞弊

       一套完整的POS系統都必然有防杜人員舞弊的設計,以提供主管稽核及防止舞弊的功能。 例如:非交易開櫃次數、交易更正次數、發票作廢次數等統計及異常操作顯示等管理。 再如有些POS系統對某些控管動作如打折,都要經理人的鑰匙插入POS鍵盤,轉動到某個位置再回來,才能打折,俗稱「經理人管制」。

 

       防杜人員舞弊的設計目的都在透過系統操作流程,自動達成控管、統計與顯示異常來達成。 再如許多使用POS系統的用戶,我問他們是否知道為何輸入大鈔,要將收受大鈔的金額及找錢的金額印在發票上?大都不曉得,其實這也是一種防杜人員舞弊的設計。

 

五、減輕店舖整理帳表時間

       使用POS後最重要是經由POS交易所記錄下來的數據,應用電腦可以快速彙整、分類及交叉分析等特性,可以快速產生報表,這是人工記帳所無法做到的部份。

 

       例如,使用人工很難在交易忙碌過程裡統計出: 在哪個時間點?賣場哪個地點?銷售什麼商品?給哪個顧客?銷售多少數量?賣了什麼價錢?給了哪個客人? 不過,透過POS機的條碼掃瞄或觸控輸入的瞬間就可以全部記錄下來。

      

       一般使用POS系統的業者大都關心庫存變化、盈損,營業額的統計、商品暢滯銷分析、會員的消費分析等,對於倒底要統計哪些數?得到這些數據要如何應用?大都還是淺碟式應用,其實許多數據是可以更深入應用在營運策略調整、顧客關係經營、業績改善對策等等。

 

       關於哪些數據?如何分析?如何應用我們在下一篇將詳細介紹,更多的關於POS內容,也可以在以下參考網址參閱: http://www.brp.com.tw/retail_tips/

 

  • 經濟部商業司補助商店E化每家最高額3萬元

       經濟部商業司今年6月開始推出一個輔導及補助店家導入POS或網路商店的業者每家最高3萬元,這個訊息對許多新開店業者幫助很大,但仍然許多業者不知道實在很可惜!

 

       這個計畫補助3萬雖然不高,但對一個中小商店在商店E化的投資也算不無小補,不過要注意是僅補助98年1月24日到98年11月底新開立商店,且不補助硬體及軟體,補助範圍導入系統的相關資訊服務費用、導入費用等。

 

       這個部份因為有些申請要領及注意事項,無法在這裡說的很清楚,詳細資料可以參關: http://www.brp.com.tw/pioneering/index.asp

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